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毎日Excelとにらめっこしながら、大量の伝票入力や集計作業に追われている経理担当者の皆さん、お疲れ様です。
繁忙期には、Excel作業に時間を取られ「もっと早くできたら…」と感じることも少なくないのではないでしょうか。
- キーボード⇔マウスの往復が面倒
- よく使う関数の一回一回入力が煩雑
- セル間の移動に時間がかかる
実は、Excelには経理業務での作業を格段に効率化するためのショートカットキーが満載です。1つのキー操作で、普段何回もクリックしていた作業が一瞬で完了するという積み重ねが、時間の節約となります。
僕も、ショートカットキーを覚える前はほとんどの作業をマウスで行っていたことで、上司から「仕事が遅い」とよく注意を受けていました。そこで、Excelの書籍でショートカットキーを覚えることで、従来の仕事にかかる時間は格段に減少し、できる仕事量は格段に増えました。
時間は有限だからこそ、その貴重な時間をもっと有効に使いましょう。
この記事を読めば、以下のことがわかります。
- 経理業務でよく使うExcelショートカットキー27選
- ショートカットキーを組み合わせた経理実務への活用例
- 効率的にショートカットキーを習得し、定着させる方法
ショートカットキーをマスターすることは、単なる時短テクニックではありません。
それは、あなたの業務の質を高め、キャリアを加速させるための強力な武器となるでしょう。
Excelのショートカットキー：スピードと正確性の両立に必要
経理業務において、日々大量のデータを扱う中で、いかに効率的かつ正確に作業を進めるかは非常に重要な課題です。
Excelのショートカットキーを使いこなすことで、作業スピードが飛躍的に向上し、結果としてミスの軽減にもつながります。
- ショートカットキーの活用による作業スピードの向上
- 作業の所要時間短縮によるミスの軽減
ここでは、ショートカットキーが経理実務にもたらす具体的なメリットについて深掘りしていきます。
ショートカットキーの活用による作業スピードの向上
経理業務では大量の数字を取り扱うため、データ入力や集計の速度は業務の効率に直結します。ショートカットキーは、マウスを使用するよりも高速に作業を行うことができます。
経理の現場では、データ入力、集計、分析など、Excelを使う作業が多岐にわたります。
マウス操作に頼ると、視線の移動やクリックの手間が増え、わずかな時間でも積み重なると大きなロスにつながります。
ショートカットキーを習得すれば、キーボードから手を離すことなく一連の作業を完結でき、作業効率が格段に向上します。
- 頻繁に使う操作を瞬時に実行
- マウス操作と比較して、手の移動時間を削減
- 思考の中断を防ぎ、集中力を維持
特に、ルーティンワークが多い経理業務においては、ショートカットキーの活用が作業時間の短縮に直結するでしょう。
習得にはそれほど時間はかかりませんが、作業スピードの向上効果はずっと継続できます。
作業の所要時間短縮によるミスの軽減
短時間で多くの作業をこなす必要がある繁忙期には、焦りからミスが発生しやすくなります。
ショートカットキーを使って作業時間を短縮できれば、心理的な余裕が生まれ、結果としてミスの軽減にもつながります。
また、マウス操作に比べて、キーボード入力は集中力を持続させやすいというメリットもあります。
- 精神的な余裕の確保
- 繰り返し作業におけるヒューマンエラーの削減
- 確認作業により多くの時間を割ける
正確性が求められる経理業務において、ショートカットキーは信頼性の高いデータ処理を支える重要なツールとなり得ます。えます。
経理業務でよく使うショートカットキー27選
経理業務では、特定の操作を頻繁に行う傾向があります。
ここでは、特に経理実務で役立つ厳選された27のショートカットキーをご紹介します。
これらのキーをマスターすることで、日々の業務効率が劇的に向上し、残業時間の削減にもつながるかもしれません。
- コピー＆ペーストや切り取りなどの基本操作
- データ入力や書式設定に関するショートカット
- シートやブックの操作に関するショートカット
日々の業務でこれらのショートカットキーを意識的に使うことで、自然と習得できるでしょう。
| ショートカットキー | 機能 |
|---|---|
| Ctrl+C | コピー |
| Ctrl+X | カット |
| Ctrl+V | 貼り付け |
| Alt+Ctrl+V | 形式を選択して貼り付け |
| Ctrl+Z | 元に戻す |
| Ctrl+P | 印刷プレビュー |
| Ctrl+S | 上書き保存 |
| Ctrl+F | 検索 |
| Ctrl+H | 置き換え |
| Ctrl+A | 全て選択 |
| Ctrl+Shift++ | 新しい行を挿入 |
| Shift+Space | 行を選択 |
| Ctrl+Space | 列を選択 |
| Ctrl+↑→↓← | セルの端に移動 |
| Ctrl+”-“ | 行や列の削除 |
| Ctrl+Shift+L | フィルターのオン/オフ |
| F2 | セルの編集 |
| F4 | 直前の操作の繰り返し |
| Alt+Enter | セル内で改行 |
| Alt+Tab | アクティブな画面の切り替え |
| Alt+F4 | ファイルを閉じる |
| Ctrl+Shift+1 | カンマを付ける |
| Ctrl+P | 印刷 |
| Ctrl+PageUp/Down | シート間を移動 |
| Ctrl+T | タブを開く(Windows) |
| Ctrl+W | タブを閉じる(Windows) |
| Windowsキー+D | 開いているすべてのファイルの表示を最小化(Windows) |
これらのショートカットキーを覚えることで、経理の作業が効率的に、また迅速に行えるようになります。
僕の感覚では、1日に5回以上行う操作は、ショートカットキーを覚えた方が効率的だと考えます。僕は、上記のショートカットキーのほとんどを1日に10回以上使うため、最初のころはPCの横に一覧表を貼って、一覧表を見ないでショートカットキーを押せるようになるまで使用し続けました。
間違えた操作を一瞬で戻せる「Ctrl + Z」は最初に覚えるべきです。
ショートカットキーの組み合わせによる経理実務への活用例
ショートカットキーを単独で覚えるだけでなく、実際の経理業務のシナリオに沿って活用することで、その効果を最大限に引き出すことができます。
ここでは、具体的な業務フローにショートカットキーを組み込むことで、どれだけ効率が上がるかをご紹介します。
経理担当者であれば、きっと「あるある」と感じるような場面で役立つでしょう。
- Shift+Space⇒Ctrl+「+」：行の挿入
- Ctrl+C⇒Alt+Tab⇒Ctrl+Vセルの値をコピー：ファイル切り替え→貼り付け
- Shift+「→」⇒Shift+↓⇒Alt+P+R+S⇒Ctrl+P：印刷範囲設定して印刷プレビュー
上記は一例ですが、ショートカットキーは、組み合わせ次第で他にもさまざまなことができます。自分の業務でよく使う作業を思い出して、時間がかかっている操作を思い出したら、ショートカットキーでできないか探してみてください。
組み合わせは、「知っているか、知らないか」です。
よく使う操作にショートカットキーがないか、検索してみましょう。
クイックアクセスツールバーに機能追加でさらにスピードアップ
クイックアクセスツールバーは、Excelの上部に位置する小さなツールバーで、頻繁に使用するコマンドを簡単にアクセスするためのものです。ショートカットキーを補完する使い方を行うことで、作業短縮に貢献できます。
ショートカットキーと組み合わせることで、さらに作業のスピードアップが期待できます。
特に、ショートカットキーがないけれど、頻繁に使う操作がある場合に有効です。
- マクロを登録してワンクリックで実行
- よく使う機能をツールバーに追加
- 設定のカスタマイズで自分だけの作業環境を構築
クイックアクセスツールバーを上手に活用し、自分だけの「最強のExcel環境」を構築しましょう。
設定しておくと経理業務で特に役立つ使い方を、以下に列挙します。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| グループ化・解除 | 参照データの必要な部分のみを表示して見やすくする |
| 印刷プレビュー | 印刷する前に、印刷のレイアウトを確認が頻繁に必要となる |
| シートの挿入 | 新しい月や四半期ごとに新しいシートを追加する |
| データのフィルタリング | データの分析や確認の際に必要となる |
| 罫線の追加/削除ボタン | 表形式のデータが多く、その表に罫線を引いたり、不要な罫線を消したりする作業が頻繁に行われます |
| セルの書式設定ボタンの追加 | 金額や日付の書式を設定する際 |
| 数式の挿入ボタン | さまざまな計算が必要になるため |
| 固定（フリーズ）ボタン | 大量のデータを扱う際、上部のヘッダーや左側のインデックスを固定しておく |
クイックアクセスツールバーは、各ユーザーの作業スタイルや頻繁に使用する機能に合わせてカスタマイズできるため、経理業務で特に役立つ機能を選んで追加することで、作業効率を大幅に向上させることが可能です。
「Alt+数字キー」に機能を設定してみましょう。僕は値貼付けやグループ化がおすすめです。
ショートカットキーの勉強におすすめの書籍：「外資系投資銀行のエクセル仕事術」
僕がショートカットキーの必要性を認識したのは、自分のエクセル作業の遅さを克服したいと考えた時に、「外資系投資銀行のエクセル仕事術」という書籍を読んでからです。著者は熊野整さんです。
投資銀行という、エクセル資料のアウトプット量が成果となる企業に勤めていた熊野整さんが、どのように作業を効率化していたかを知ったことで、まずショートカットを使いこなそうという気になりました。（さすがに著者のように、「F1を抜き取る」ようなことはしませんでしたが・・。）
- 作業を早くするショートカットキー
- ミスを防ぐためのエクセル表の作成ルール
- 複雑な表を作成するための手順
Excelを毎日のように使う方は、ショートカットキーを覚えることで、年間で丸1日分ほどの時間の節約ができるはずです。ぜひ一読して、使えそうなテクニックから実務に落とし込んでください。
主なショートカットキー一覧
Excelには数多くのショートカットキーが存在しますが、それらを体系的に理解することで、より効率的な学習と活用が可能になります。
ここでは、主要なショートカットキーを「Ctrlキー」「Shiftキー」「ファンクションキー（Fキー）」のカテゴリに分けてご紹介します。
それぞれのキーが持つ特性を理解し、業務内容に応じて使い分けることが重要です。
- Ctrlキーのショートカットキー一覧
- Shiftキーのショートカットキー一覧
- ファンクションキー（Fキー）のショートカットキー一覧
これらの分類を頭に入れることで、新しいショートカットキーも覚えやすくなるでしょう。
Ctrlキーのショートカットキー一覧
Ctrlキーは、Excelの操作において最も頻繁に使用されるキーの一つです。
コピー、貼り付け、元に戻すといった基本的な操作から、検索、置換、書式設定まで、幅広い機能にアクセスできます。
これらのショートカットをマスターすることは、Excel作業の基本中の基本と言えるでしょう。
| Ctrlショートカットキー | 機能 |
|---|---|
| Ctrl+A | 全選択 |
| Ctrl+B | 太字 |
| Ctrl+C | コピー |
| Ctrl+D | 下にあるセルの内容を選択したセルにコピー |
| Ctrl+E | フラッシュフィル |
| Ctrl+F | 検索と置換 |
| Ctrl+G | 移動 |
| Ctrl+H | 置換 |
| Ctrl+I | 斜体 |
| Ctrl+J | 選択したセルを次のセルに分割 |
| Ctrl+K | ハイパーリンクの挿入 |
| Ctrl+L | テーブルの作成 |
| Ctrl+M | 新しいワークシートを挿入 |
| Ctrl+N | 新しいワークブックの作成 |
| Ctrl+O | ファイルを開く |
| Ctrl+P | 印刷 |
| Ctrl+Q | クイック解析 |
| Ctrl+R | 右にあるセルの内容を選択したセルにコピー |
| Ctrl+S | 保存 |
| Ctrl+T | テーブルの作成 |
| Ctrl+U | 下線 |
| Ctrl+V | 貼り付け |
| Ctrl+W | ワークシートまたはワークブックを閉じる |
| Ctrl+X | カット |
| Ctrl+Y | 元に戻す操作のやり直し |
| Ctrl+Z | 元に戻す |
これらのショートカットキーは、Excelだけでなく他の多くのアプリケーションでも共通して使えるため、覚えておいて損はありません。
Ctrl+S（上書き保存）は、数分おきに押すことを習慣化しましょう。急なフリーズで保存ができなかった時のショックを最小化できます。
Shiftキーのショートカットキー一覧
Shiftキーは、主に選択範囲の拡張や特定の機能の実行に用いられます。
特に、データ範囲の選択や新しいシートの挿入など、範囲指定や構造変更に関わる操作で活躍します。
Shiftキーを他のキーと組み合わせることで、より複雑な操作を素早く実行することが可能です。
| Shiftショートカットキー | 機能 |
|---|---|
| Shift+Space | 現在の行を選択 |
| Shift+Ctrl+Space | シート内の全セルを選択 |
| Shift+Ctrl+K | 新しい行を挿入 |
| Shift+Enter | 上のセルに移動 |
| Shift+Tab | 左のセルに移動 |
| Shift+Arrow (↑, ↓, ←, →) | 選択範囲を矢印の方向に拡大 |
| Shift+Ctrl+Arrow (↑, ↓, ←, →) | データ範囲の端までセルを選択 |
| Shift+Page Up | 画面分上のセルに移動 |
| Shift+Page Down | 画面分下のセルに移動 |
| Shift+Ctrl+Z | 名前の定義や範囲の名前の使用 |
| Shift+F2 | 選択したセルにコメントを追加 |
| Shift+F3 | 関数のウィザードを開く |
| Shift+F8 | 矩形選択モード（連続していない複数のセルや範囲を選択） |
| Shift+F11 | 新しいワークシートを挿入 |
Shiftキーを活用することで、マウスを使わずに効率的にデータを選択・操作できるようになります。
ファンクションキー（Fキー）のショートカットキー一覧
ファンクションキー（F1〜F12）は、それぞれ特定の機能を割り当てられており、Excelにおいても多様な操作を実行できます。
特に、ヘルプの表示、名前の変更、数式の入力補助など、普段あまり使わないけれど知っていると便利な機能が多いのが特徴です。
すべてのファンクションキーを覚える必要はありませんが、よく使うものをいくつかピックアップして覚えることをおすすめします。
| ファンクションキー | 機能 |
|---|---|
| F1 | ヘルプを開く |
| F2 | 選択したアイテムの名前を変更/セルを編集状態にする |
| F3 | 検索機能を開く |
| F4 | 直前と同じ操作を繰り返す |
| F5 | ウェブページやドキュメントのリフレッシュや再読み込み |
| F6 | 画面内の次のフレームやペインに移動 |
| F7 | 一部のソフトウェアでスペルチェックや文法チェックを実行 |
| F8 | コンピュータの起動時にセーフモードで起動する |
| F9 | ドキュメントの更新を行う |
| F10 | ウィンドウのメニューバーに焦点を移動する |
| F11 | フルスクリーンモードのオン/オフを切り替える |
| F12 | 一部のソフトウェアでは開発者向けのツールを開くために使用 |
ファンクションキーは、マウス操作では手間がかかるような細かい設定や確認作業を効率化してくれます。
よくある質問
経理業務でExcelのショートカットキーを活用しようとする際、多くの疑問が浮かぶことでしょう。
ここでは、経理実務者の方が抱きがちな質問について、専門家の視点からお答えします。
これらのQ&Aを通じて、あなたのショートカットキー学習がよりスムーズに進むことを願っています。
Q1. 経理業務で、Excelのショートカットキーを学ぶメリットは何ですか？
A1. 経理業務におけるExcelのショートカットキー学習は、作業効率の向上とミスの削減という2つの大きなメリットをもたらします。
特に、データ入力、集計、レポート作成など、繰り返し行う作業が多い経理の現場では、この効果は絶大です。
手元で素早く操作を完結できるため、思考が中断されにくく、集中力を維持しやすいという利点もあります。
- 作業時間の劇的な短縮
- 繰り返し作業による疲労軽減
- データ入力や計算ミスの削減
- 繁忙期における精神的余裕の確保
ショートカットキーは、あなたの業務をよりスマートに変える羅針盤のような存在です。
Q2. ショートカットキーの中で、経理初心者が最初に覚えるべきキー？
A2. 経理初心者が最初に覚えるべきショートカットキーは、コピー（Ctrl + C）、切り取り（Ctrl + X）、貼り付け（Ctrl + V）、元に戻す（Ctrl + Z）、上書き保存（Ctrl + S）の5つです。
これらは、ExcelだけでなくほとんどのPC作業で共通して使用される基本中の基本であり、日常業務で最も頻繁に利用する操作だからです。
これらのキーをマスターするだけでも、日々の作業効率は格段に向上するでしょう。
- コピー（Ctrl + C）
- 切り取り（Ctrl + X）
- 貼り付け（Ctrl + V）
- 元に戻す（Ctrl + Z）
- 上書き保存（Ctrl + S）
まずはこの5つから始めて、徐々に他のキーへと広げていくのが効果的な学習方法です。
Q3. Excelのショートカットキーを効率的に覚える方法はありますか？
A3. 一度にすべてを覚えるのは難しいので、まずは日常の業務でよく使用する作業を置き換えられるキーから順番に覚えていくと良いでしょう。また、ショートカットキーのリストを印刷して、デスクの側に貼っておくなど、常に目に入るようにして繰り返し確認することで記憶を定着させることができます。
- 毎日使う操作から優先的に覚える
- 意識的にマウスを使わない練習をする
- ショートカットキー一覧を常に参照できる場所に置く
- 関連するキーや機能をグループで覚える
焦らず、着実に実践を重ねることで、自然と指が覚えていくでしょう。
Q4. ショートカットキーを間違えてしまったときの対処法は？
A4. 間違って操作をしてしまった場合、ほとんどの場合「Ctrl + Z」を使用することで、直前の操作を元に戻すことができます。これは何度でも繰り返すことが可能なので、何度も戻したい場合は連続して押してください。（Ctrl+Sで上書き保存した後は、元に戻りませんので注意してください。）
また、操作によっては、Escキーを押すことで現在行っている操作をキャンセルできることもあります。
何度か試して慣れてくると、誤操作も減っていくはずです。
- Ctrl + Zで操作を取り消す
- Escキーで現在の操作をキャンセルする
- 落ち着いて再度正しいショートカットキーを入力する
失敗を恐れずに挑戦し続けることが、習得への一番の近道です。
Q5. Excel以外のソフトでも、ショートカットキーは共通して使えるのですか？
A5. Excel以外のソフトウェアでも、多くのショートカットキーは共通して使用できます。
特に、コピー（Ctrl + C）、貼り付け（Ctrl + V）、切り取り（Ctrl + X）、元に戻す（Ctrl + Z）、上書き保存（Ctrl + S）などの基本的な操作は、Word、PowerPoint、Webブラウザなど、さまざまなアプリケーションで共通しています。
これは、PC操作の基礎として広く普及しているためです。
- 多くのMicrosoft Office製品で共通のショートカットキー
- Webブラウザやテキストエディタでも基本操作は共通
- アプリケーション固有のショートカットキーも存在する
これらの共通のショートカットキーを覚えることで、PC全体の操作効率が向上し、あなたのデジタルライフがより快適になるでしょう。
まとめ
本記事では、経理業務におけるExcelショートカットキーの重要性から、具体的な活用法、おすすめの学習方法までを網羅的に解説しました。
経理業務とExcelのショートカットキーは切っても切れない関係にあります。日々の業務の中で、経理担当者は無数の数字と向き合い、正確性を求められる一方で、スピードも求められます。この両立を実現するための鍵として、Excelのショートカットキーが存在します。
Excelは経理の頼りになるツールの一つで、ショートカットキーを駆使することで、複雑な操作もスムーズに、そして高速に行えます。データ入力、集計、分析といった一連の流れが一つのキー操作で実行可能となり、その効果は経理業務の効率化に大きく寄与します。
経理として、これらのショートカットキーは日常業務において欠かせないものとなります。習得すればするほど、日々の作業が劇的にスピードアップします。また、正確性も向上し、ミスのリスクを低減する助けとなります。
経理業務におけるExcelの使いこなしは、ショートカットキーの習得から始めるのが効果がすぐ実感できるのでおすすめです。その後に、関数やExcel全般の機能を学習し、自分の業務とあったものの練度を上げるのが効率的です。
- Excelショートカットキーは、作業スピード向上とミスの軽減に不可欠です。
- 経理業務で頻繁に使う27のショートカットキーを習得することで、業務効率が格段に上がります。
- クイックアクセスツールバーの活用や、体系的な学習が習得を加速させます。
- 「Ctrl + C」「Ctrl + V」「Ctrl + Z」など、基本中の基本から習得を始めるのがおすすめです。
エクセルの基礎を勉強するならば、Mos試験の学習するのが目標も立てやすく効率的です。おすすめの教材は以下の記事で解説しています。
>>【経理にExcelは必須】Mos試験合格にはUdemyのエクセル兄さんの講座が最適！
すでに実務でExcelを利用している人は、過去問を解いたうえで上記のようなMos試験対策の教材を補助的に使うと理解が深まり、実務にも活用できるはずです。
また、経理業務でよく使う関数については、以下の記事で解説しています。この記事に記載の関数を使いこなせれば、経理業務の効率化を図れます。
今日から一つでも良いので、マウスを使わずショートカットキーで業務をこなす習慣を始めてみましょう。
小さな一歩が、あなたの経理業務を大きく変えるきっかけとなるはずです。
ぜひ、この記事で紹介したショートカットキーを参考に、効率的な経理業務を実現してください。