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原価計算の部署に配属されたばかりで、毎月の締めに追われていませんか。「システムを入れれば、この大変さも楽になるはずだ」と聞いたことがある人もいると思います。
しかし実際にシステム化のプロジェクトに関わると、仕事はなぜか減らないという現実に直面します。僕は経理歴18年のうち原価計算を10年担当していて、そのなかの1年3か月は、原価計算システムを導入する側のプロジェクトメンバーとして関わりました。
この記事では、実際にシステムを入れる側にいた経験から、導入プロジェクトで具体的に何をするのか、どこでつまずくのかを書きます。読むと、システム化の前後で実際に何が変わり、何が変わらなかったのかが具体的にわかります。
結論を先に言うと、システム化で消えたのは入力作業だけでした。代わりに、確認と原因追及という新しい仕事が増えました。
システムを入れる前に、地味な作業が待っている
「システム化」と聞くと、新しい画面が用意されてすぐ楽になる、というイメージを持たれがちです。実際に時間を取られるのは、導入前の準備のほうでした。
まず着手したのが、既存データの洗い直しです。対象を機種ごとにリストにして、構成表と実際の登録内容を1つずつ突き合わせていきます。この途中で、システムに登録されていない品目コードが次々に見つかり、そのたびに追加登録を依頼する作業が続きました。
すべてを完璧に洗い直そうとすると終わりが見えません。そこで採用したのが、計画対象の80%以上をカバーできれば良しとする線引きです。完璧を目指さない基準を最初に決めたことが、プロジェクトが前に進むかどうかの分かれ目になりました。
原価計算の基礎的な業務の流れは、原価計算の仕事内容と1年のサイクルで解説しています。この記事はその先、システム化のプロジェクトそのものの話です。
「単位と桁」が実務を襲う
準備段階でいちばん「あるある」だと感じたのが、単位と桁のすり合わせです。
基本の数量単位が細かすぎると、1個あたりの評価額が0円として計算されてしまうことがありました。また、ミリグラムとグラムのように単位を揃えないまま計算すると、結果が1,000倍ずれます。工数の小数点以下の桁数も、システムによって3桁までしか扱えるものと5桁まで扱えるものが混在していました。
単位や桁のズレは、会計の理屈で決まる話ではありません。システムに「入るか、入らないか」で仕様が決まってしまう場面が、実際に存在します。原価計算の知識だけでなく、Excelで数字の桁やフォーマットを扱う感覚が役に立ったのは、こういう場面でした。関数を使った集計のコツは経理の仕事で使うExcel関数にまとめています。
検証の合格基準は「誤差1%程度」
新しい自動計算の仕組みを本番で使う前には、必ず検証が必要です。僕が関わったプロジェクトでは、自動計算の結果とそれまでの予定原価を1品目ずつ突き合わせ、誤差1%程度に収まっていることを合格ラインにしていました。
突き合わせの表には、OK・NG・ERRの3つの結果が並びます。検証作業の本体は、このNGとERRを1件ずつ潰していく地道な作業でした。
検算のための表を本番の計算とは別に持っておくという考え方は、その後の法人税申告の仕事でも役に立ちました。申告書の検算式確認表を作るときも、同じ発想で表を組んでいます。
導入後も続く、月次運用の型
プロジェクトの規模も、月に約400機種を3人で確認する体制でした。1人あたり約140機種です。経理・財務・IT・システム推進部の合同で、月2回のペースの定例会が1年3か月以上続きました。
本番導入が終わってからも、翌月以降ずっと課題を検討する会議が続いています。「導入して終わり」ではないことを、身をもって知りました。
導入によってできあがった成果物は、実はシステムそのものではなく、次のような月次運用の手順でした。
確認の際に見ているのは、積上エラー、単価が登録されていない品目、構成表の誤り、賃率や間接費率の値です。どれも「システムが出した数字を、いったん疑ってかかる」作業だという点は共通しています。
大企業の経理システムは、こう繋がっている
僕の担当した拠点の場合、システムは1つにまとまっていませんでした。販売のポータル、物流システム、購買システム、会計のSAP、帳票を出す情報提供基盤が、それぞれ別々に存在し、データ連携でつながっている構造です。
1つのシステムに業務がすべて収まっていることは、まずありません。だから経理は、連携の切れ目、つまり「今、自分が見ているのはいつのデータなのか」を常に気にすることになります。
在庫の評価方法も、品番の種類によって異なっていました。加重平均で評価するものと、最終購入単価で評価するものが混在していたため、同じアイテムでも単価がぶれれば評価は洗い替えられ、前月との差が生まれます。
紙とシステムが混ざっている時期も長く続きました。申請は紙で受け付け、決裁の承認を得たあと、PDFにしてシステムへ添付する、という運用です。近年のペーパーレス化の話を聞くとき、僕にはこの時期の姿がBefore側の実例として浮かびます。
まとめ: 導入の成果物はシステムではなく手順だった
原価計算をシステム化しても、経理の仕事が減ったわけではありませんでした。減ったのは入力の手間で、代わりに増えたのは確認と原因追及です。
この記事の要点は次の4つです。
- 導入前の作業の9割は、既存データのクレンジングとカバー率の線引き
- 単位と桁のズレは、会計の理屈ではなく「システムに入るかどうか」で起きる
- 検証の合格基準は「誤差1%程度」で、NGとERRを1件ずつ潰すのが本体
- 導入後にできあがるのは、システムではなく月次で回す手順そのもの
原価計算の日々の業務については原価計算の仕事内容と1年のサイクル、実務で役立つExcelの使い方は経理の仕事で使うExcel関数であわせて読んでみてください。
よくある質問
原価計算のシステム化には、どれくらいの期間がかかりますか
僕が関わったプロジェクトでは、経理・財務・IT・システム推進部が合同で、月2回の定例会を1年3か月以上続けました。対象範囲や既存データの整い方によって期間は変わりますが、準備段階のデータクレンジングに多くの時間がかかる点は共通すると思います。
システム化すれば、経理の担当者は不要になりますか
僕の経験では、そうはなりませんでした。自動計算に置き換わったのは入力作業で、システムが出した数字を確認し、ずれの原因を追いかける仕事は残ります。むしろ、数字を疑ってかかる目を持った担当者が、以前より必要になったという感覚です。